由于工作模式、技術(shù)手段、工作習(xí)慣等多重因素的制約，如今，很多出版社仍采用傳統(tǒng)“紙稿加工”的工作模式，存在很多亟須解決的問題：整體流程上，圖書生產(chǎn)過程涉及大量人工抄謄環(huán)節(jié)和核紅內(nèi)容，重復(fù)勞動(dòng)多、流轉(zhuǎn)效率低;生產(chǎn)協(xié)作上，管理者不能及時(shí)獲知生產(chǎn)進(jìn)度，編校人員不能隨時(shí)了解他人工作進(jìn)展，相互間無法進(jìn)行高效協(xié)同。尤其是新冠疫情發(fā)生以來，線上辦公需求大大增加，這對(duì)依賴于線下集中辦公才能保證的出版效率、出版周期帶來了極大挑戰(zhàn)。

傳統(tǒng)稿件的編輯加工、校對(duì)都是在紙樣上進(jìn)行的。書稿編校過程中很重要的一點(diǎn)是“核紅”。“核紅”主要指的是人工“校異同”，用于核對(duì)、校正校樣中是否存在未改或錯(cuò)改的內(nèi)容。編審流程中，一、二、三審及作者確認(rèn)要求用不同顏色的筆進(jìn)行標(biāo)注，幾個(gè)環(huán)節(jié)積累的不同審次的筆跡混在一起難以辨認(rèn)，人工核紅的工作量大、工作內(nèi)容繁瑣、流轉(zhuǎn)周期也比較長(zhǎng)。

通過協(xié)同編纂系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)編輯流程“無紙化”，編輯人員通過軟件就可以“自行修改”發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，自己保證了內(nèi)容的正確性，再通過技術(shù)手段無損地帶入到排版軟件里，無需后續(xù)環(huán)節(jié)再安排他人進(jìn)行核對(duì)。這相當(dāng)于省略了“校異同”環(huán)節(jié)，有效減少、甚至消滅了人工核紅的工作量。由此，系統(tǒng)幫助編校人員從復(fù)雜繁瑣的工作中解放出來，讓他們更加關(guān)注內(nèi)容本身的專業(yè)性錯(cuò)誤，將精力放在更有價(jià)值的“校是非”環(huán)節(jié)。系統(tǒng)在保證出版物質(zhì)量的同時(shí)，還極大的提高了出版效率、縮短了出版周期。

東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社從2015年即開始嘗試優(yōu)化編校流程，由編輯人員自己修改稿件錯(cuò)誤、不再交由排版人員抄謄。近年來，逐步在全社普及了基于“方正協(xié)同編纂系統(tǒng)”的數(shù)字化生產(chǎn)方式，整個(gè)圖書出版流程所涉及的全部工作人員（包括社長(zhǎng)、總編等領(lǐng)導(dǎo)）除了在必要的個(gè)別與印制相關(guān)的環(huán)節(jié)保留紙稿操作之外，其他工作均在電腦上操作——

東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社采用數(shù)字化的出版新流程后，圖書生產(chǎn)周期與之前相比，出版周期縮短了1/3的時(shí)間，同時(shí)，內(nèi)部質(zhì)檢部門核驗(yàn)的圖書差錯(cuò)率平均降低了萬分之0.3。

協(xié)同編纂系統(tǒng)支持“多人協(xié)同”進(jìn)行稿件審核，工作參與者可以及時(shí)快速了解前序環(huán)節(jié)的處理意見和審核信息，降低溝通成本。各個(gè)角色的人員，無論身在何處都無需來回郵寄紙稿，只要有網(wǎng)絡(luò)，人人都可以通過平臺(tái)查詢、編輯、流轉(zhuǎn)與本人相關(guān)的任務(wù)，相互間的協(xié)同和交流更方便，實(shí)現(xiàn)了“人在家中坐，工作任流轉(zhuǎn)”的遠(yuǎn)程辦公、協(xié)同交流的工作狀態(tài)。

在本次新冠疫情期間，位于湖北省武漢市的華中科技大學(xué)出版社的工作開展受到很大影響，編輯人員很多時(shí)候無法到社里辦公。協(xié)同編纂系統(tǒng)的采用，解決了華科社的燃眉之急，編、校、排人員通過系統(tǒng)以數(shù)字化的方式進(jìn)行遠(yuǎn)程工作，保障了在編圖書的按期出版。

編輯人員使用系統(tǒng)提供的系列工具即可由系統(tǒng)智能化地對(duì)編審過程進(jìn)行記錄，可以將稿件內(nèi)容的變化、版本的發(fā)展過程、稿件的流轉(zhuǎn)步驟等數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行自動(dòng)采集，這就擺脫了傳統(tǒng)意義上的意見填寫、總結(jié)填報(bào)等煩瑣程序，解放了生產(chǎn)力。

系統(tǒng)在采集的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和匯總，形成各類報(bào)表和各維度的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，從而給領(lǐng)導(dǎo)的管理決策及編輯自身工作的開展提供依據(jù)，使得出版社的領(lǐng)導(dǎo)及管理部門能夠實(shí)時(shí)掌握選題的編審進(jìn)展和中間發(fā)現(xiàn)的問題。

協(xié)同編纂系統(tǒng)支持對(duì)生產(chǎn)任務(wù)信息、過程版本數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，成為銜接稿件編審、排版服務(wù)、內(nèi)容校對(duì)、成品付型等專業(yè)化服務(wù)的橋梁，支持各模塊之間的無縫銜接。

系統(tǒng)支持開放的數(shù)據(jù)和技術(shù)接口交換體系，支持與ERP系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)的銜接，有助于打破各系統(tǒng)間出版數(shù)據(jù)互不聯(lián)通的頑疾。

中國(guó)電力出版社全面打通了協(xié)同編纂系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)、印制系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流和信息流，在圖書生產(chǎn)的全過程中形成了可動(dòng)態(tài)流轉(zhuǎn)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)集成融合了幾個(gè)系統(tǒng)的專業(yè)功能，形成了一體化的圖書出版整體解決方案。

打通數(shù)據(jù)流和信息流